Plan stratégique (2005)

Vision

Être reconnu comme centre d'excellence pour les organismes de statistiques de l'état civil du pays en faisant preuve de leadership en ce qui concerne la collecte et la déclaration d'information de qualité sur la santé et la population, ainsi que la sécurité des Canadiens grâce à la protection des dossiers et des documents sur les statistiques de l'état civil.

Mission

En tant qu'organisme national, nous nous efforçons d'offrir le système le plus sécuritaire, axé sur le consommateur et innovateur d'enregistrement et de certification des naissances, des décès et des mariages du monde entier : un système qui produit des données sur la santé publique de haute qualité.

Mandat

· Discuter avec les administrations concernées et leur faire des recommandations en vue d'améliorer le Système canadien de la statistique de l’état civil dans le domaine de la législation, de l'administration, des opérations, des statistiques et de l'utilisation et de la prestation des services; et

· Assurer la liaison avec les organismes fédéraux, provinciaux et territoriaux qui se servent du Système canadien de la statistique de l’état civil.

Valeurs

Sécurité  : En tant qu'organisme, le CSECC mise beaucoup sur un système qui prévient l'utilisation inappropriée de données confiées à des organismes de statistiques de l'état civil.

Intégrité  : En tant qu'organisme, le CSECC fait preuve d'honnêteté et de sincérité dans toutes ses activités, respecte les principes d’éthique les plus élevés et fournit des communications ouvertes et transparentes pour se forger une opinion éclairée (source : Ville de Hamilton, 2003, plan stratégique).

Responsabilité  : En tant que conseil national, nous assumons la responsabilité d'améliorer le Système canadien de la statistique de l'état civil.

Innovation  : Nous raisonnons d'une manière large et stratégique, nous encourageons nos membres et nos intervenants à proposer des idées proactives et créatives et nous favorisons l’élaboration de solutions simples et efficaces.

Qualité  : Nous nous efforçons d’améliorer continuellement des données sur les statistiques de l'état civil en établissant des normes et des lignes directrices en vue d'assurer leur pertinence pour répondre aux besoins en matière de surveillance de la santé et d’élaboration de politiques, ainsi qu'à d'autres besoins en matière d'information sur la santé.

Excellence  : Le CSECC recherche l’excellence dans tous les aspects des statistiques de l'état civil, de l'élaboration de statistiques de qualité pour répondre aux besoins en information à l'innovation des processus, en passant par l'élaboration de normes et de lignes directrices pour mieux servir les Canadiens.

Aperçu des activités

Le Conseil de la statistique de l’état civil du Canada (CSECC) est composé des gestionnaires de tous les registraires de l'état civil des administrations provinciales et territoriales et du directeur de la Division de la statistique de la santé de Statistique Canada. Le CSECC a pour objet de diriger la création, la promotion, le soutien et la tenue à jour d'un Système canadien de la statistique de l’état civil efficace et rentable, qui combine l’enregistrement et la certification des données sur l'état civil avec la compilation de statistiques sur la santé.

Voici un aperçu des activités du CSECC :

· Élaborer le Système canadien de la statistique de l’état civil en tenant compte des systèmes provinciaux et territoriaux;

· Déterminer, élaborer et promouvoir des pratiques exemplaires applicables à l’administration de statistiques de l’état civil;

· Établir des partenariats entre les membres ainsi qu’avec les clients et les autres intervenants;

· Coordonner les services et les produits offerts par les organismes membres;

· Établir des normes nationales pour la collecte de données sur l’état civil et l’administration de dossiers sur l’état civil;

· Assurer la liaison avec d’autres organismes nationaux et internationaux responsables de l’enregistrement, de la certification et de la déclaration des statistiques de l’état civil;

· Favoriser l’adoption de lois, de politiques et de procédures uniformes pour l’enregistrement, la certification et la déclaration de statistiques sur l’état civil.

Les membres se rencontrent en personne au moins une fois par année pour aborder et résoudre des problèmes qui touchent le système national. En outre, des téléconférences ont lieu une fois par trimestre, ou plus fréquemment s’il y a lieu. Le Comité des cadres supérieurs du CSECC assume les fonctions quotidiennes du CSECC et se réunit au moins une fois par mois par téléconférence. D’autres comités sont créés au besoin pour aborder les questions et les projets qui nécessitent les efforts concertés de plus d’une personne.

En vertu d’une entente, Statistique Canada finance les activités, les ressources humaines, le soutien administratif et les projets spéciaux du CSECC. Les provinces et les territoires fournissent les ressources humaines et, dans certains cas, le financement dans le cadre de projets spéciaux. Les membres du CSECC sont en général nommés comme complément à leur mandat d’emploi.

Facteurs externes et internes

Contexte de planification

Plusieurs facteurs externes et internes influent sur le plan stratégique du CSECC. Parmi les facteurs externes, mentionnons la sensibilisation à la nécessité d’améliorer la sécurité nationale, la pression accrue sur le système de santé du Canada, les progrès de technologie et l’économie canadienne. Les facteurs internes ont trait à la façon dont le CSECC est financé et à la variabilité du fonctionnement des organismes de statistique de l’état civil de chaque province/territoire, ce qui dépend probablement de l’emplacement des statistiques sur l’état civil dans la province ou le territoire. Ces facteurs sont abordés plus en détail dans la présente section du plan stratégique du CSECC.

Facteurs externes

Sécurité nationale

Les événements du 11 septembre 2001 ont confirmé la nécessité de protéger les pays occidentaux du terrorisme. L’une des mesures de protection établies était la nécessité de connaître l’identité des personnes qui traversent les frontières, qui montent à bord des avions et qui ont accès à des armes et à une kyrielle d’activités potentiellement terroristes. Ce besoin de savoir a attiré de l’attention sur le problème de fraude et de vol d’identité. En tant que productrice de documents d’identité fondamentaux, la communauté de statistiques sur l’état civil est fortement touchée par les décisions concernant l’identité des particuliers et la sécurité nationale et internationale.

Le système de santé

La pression toujours plus forte sur le système de santé du Canada a augmenté la demande de renseignements et de statistiques sur la santé. Il est essentiel de disposer d’information fiable pour pouvoir prendre des décisions axées sur les connaissances ou les résultats. Puisque les organismes de statistiques de l'état civil du Canada sont responsables de recueillir des données sur les naissances et les décès, et que la Division de la statistique de la santé de Statistique Canada est l'un des principaux compilateurs de statistiques et d'information sur la santé du Canada, les demandes de données, de statistiques et d'information de plus haute qualité augmentent continuellement pour le CSECC et ses membres.

Technologie

Les progrès technologiques récents ont élevé les attentes du public, des groupes de clients et des intervenants en ce qui concerne les pouvoirs des organismes de statistiques de l'état civil. À mesure que de plus en plus de progrès technologiques sont réalisés, on s'attendra à ce que les enjeux puissent être résolus grâce à la mise en œuvre de nouvelles technologies. Ces progrès technologiques offrent également des possibilités intéressantes en vue d’améliorer les services offerts et la qualité des données recueillies par les membres.

L’économie

Les administrations provinciales, territoriales et fédérale doivent composer avec un nombre considérable d'intérêts concurrentiels lorsqu'ils répartissent les ressources entre les divers programmes et projets. Au début du XXI e siècle, l'économie canadienne s’est avérée relativement instable. L'amélioration des programmes existants et la mise en œuvre de nouveaux programmes dépendront beaucoup du rendement économique de l'ensemble du pays ainsi que de ses diverses régions. Étant donné que le CSECC et ses organismes membres dépendent en grande partie de la répartition des ressources par les administrations publiques, ils seront fortement touchés par le rendement économique du pays ainsi que les priorités des administrations provinciales, territoriales et fédérale au chapitre des dépenses.

Facteurs internes

La nature du CSECC

De par sa nature, l'autorité du CSECC se limite à celle qui lui est accordée par ses organismes parrains, les administrations fédérale, provinciales et territoriales du Canada. Les membres du CSECC ont divers degrés de participation et des attentes variées en ce qui concerne le rôle du CSECC. Par conséquent, il est parfois difficile d'en arriver à un consensus pour déterminer comment aborder une question en particulier, et le CSECC n'a pas l'autorité de faire appliquer les décisions qu'il prend.

Le CSECC est financé par le gouvernement fédéral par l'entremise de la Division de la statistique de la santé de Statistique Canada et par les contributions « en nature » de ses membres. L'absence d'une source de fonds dédiée restreint considérablement la capacité du CSECC de contrôler sa propre destinée.

Sphère opérationnelle

Le CSECC est l’interface entre Statistique Canada, les registraires de l’état civil des provinces et des territoires et la communauté internationale des statistiques de l’état civil. La position du CSECC lui permet de promouvoir et de coordonner le Système de la statistique de l’état civil en tant que système national, mais elle l’amène également à appuyer ses membres et à leur donner des conseils pour leur permettre de répondre aux demandes de leurs environnements distincts.

Facteurs internes du CSECC

Variation organisationnelle

Le mandat, les ressources, la complexité organisationnelle et le degré d’automatisation varient considérablement d’un membre à l’autre du CSECC, tout comme la vision du rôle et de l’objet du CSECC. Ces différences découlent des priorités divergentes à l’égard des politiques des hautes instances du gouvernement qui influent sur la direction de chaque organisme membre. Les différences à l’égard des rapports hiérarchiques au sein des ministères administrateurs influent sur l'orientation de la collecte des données dans chaque secteur de compétence. Par ailleurs, le degré d'engagement et de soutien des hautes instances du gouvernement à l'égard des utilisations à grande échelle des statistiques sur l'état civil (p. ex. pour la recherche et la planification) au profit de la société canadienne influe sur les priorités du CSECC.

Variations du système

Les rapports hiérarchiques, le mandat, la taille, la complexité organisationnelle, les ressources disponibles, la disponibilité des services, les méthodes de livraison, le niveau de recouvrement des coûts et le degré d'automatisation varient considérablement d'un organisme de statistiques sur l'état civil à un autre. Étant donné cette variation, toute initiative stratégique envisagée nécessitera des négociations méthodiques et le respect de l'autonomie des membres.

Variations technologiques

La technologie informatique est reconnue en tant que composante déterminante dont dépendront d'autres aspects des systèmes de santé et d'information sur la santé du Canada. On a également établi que cette technologie est une composante essentielle au renforcement des méthodes canadiennes servant à identifier les particuliers. Certains sujets sont préoccupants, notamment l'absence de normes relatives au matériel, aux logiciels, à l’interopérabilité des systèmes, à l'accès aux données, à la cohérence des données et aux connaissances pratiques de la communauté et des fournisseurs de services. En outre, les progrès n'ont pas été mis en œuvre de façon uniforme dans toutes les composantes du système national. Les mises à niveau technologiques sont coûteuses, et certains secteurs de compétence ne sont pas assez grands et ne disposent pas de ressources suffisantes pour les entreprendre. Par conséquent, les enjeux technologiques sont associés à une exigence de renforcement des capacités de base.

Information publique et privée

Le Système canadien de la statistique de l’état civil jouit d'une réputation enviable en matière de protection des renseignements personnels. Au cours des prochaines années, on observera une hausse considérable de la demande d'information plus précise découlant de la réforme des lois sur l'accès à l'information et de la prolifération des technologies de l'information. En raison des demandes de données locales, de l'élargissement de la clientèle et de la demande de produits de données marchands, les organismes membres du CSECC devront trouver un équilibre raisonnable entre la nécessité de protéger les renseignements personnels et celle de fournir de l’information aux clients dans l'intérêt du public.

Buts, objectifs et stratégie

But 1 : Servir d'autorité nationale pour toutes les questions relatives à la collecte, à l'authentification et à l'analyse des statistiques sur l'état civil au Canada.

1.1 Objectif : Établir le Conseil en tant que coordonnateur des statistiques de l'état civil à l'échelle nationale.

1.1.1 Stratégie : Tenir à jour le site Web du Conseil pour communiquer l'information au sujet du Conseil et présenter des liens aux sites Web des provinces et des territoires.
1.1.2 Stratégie : Favoriser la gestion efficace des relations entre les membres et les intervenants grâce à l'établissement de comités du Conseil au besoin.

But 2 : Préconiser la prestation de données sur l'état civil à jour et de haute qualité afin de contribuer d'une manière significative au réseau canadien des statistiques sur la santé.

2.1 Objectif : Améliorer la qualité et l'opportunité des données recueillies par les provinces les territoires.

2.1.1 Stratégie : Offrir aux secteurs de compétence des mesures de qualité pour les fichiers de données sur les naissances et les décès et surveiller la conformité; mise en œuvre d'un bulletin national.
2.1.2 Stratégie : Établir des normes de déclaration des naissances à la limite de la viabilité.
2.1.3 Stratégie : Élaborer un manuel normalisé sur l’attestation médicale.
2.1.4 Stratégie : Améliorer l'opportunité de la collecte des données en mettant en œuvre le Système national d’acheminement.

2.2 Objectif : Publier des statistiques canadiennes sur les mariages de personnes de même sexe.

2.2.1 Stratégie : Établir des normes sur l'enregistrement et la déclaration des mariages de personnes de même sexe.

But 3 : Préparer et préconiser la mise en œuvre de mesures de sécurité efficaces pour assurer la protection des renseignements contenus dans les enregistrements de données sur l'état civil.

3.1 Objectif : Favoriser l'adoption de processus d’enregistrement et de certification, de manière à ce que les niveaux de sécurité adéquats soient appliqués aux enregistrements de données et aux documents sur l’état civil .