Plan stratégique (1999 - 2004)

• Sommaire
• Remerciements
• Historique
• Énoncé de mission
• Mandat
• Description de l'organisation
• Analyse de l'environnement
• Défis organisationnels
• Facteurs essentiels à la réussite

Sommaire

Le Conseil de la statistique de l’état civil du Canada (le Conseil) est un partenariat réussi entre les registraires provinciaux et territoriaux responsables de l'enregistrement de toutes les statistiques de l'état civil au Canada et les représentants de Statistique Canada qui sont responsables de la production et de l'analyse des statistiques nationales de l'état civil. Le Conseil est composé des gestionnaires des registraires des statistiques de l’état civil de chacune des administrations provinciales, ainsi que du directeur de la Division de la statistique sur la santé de Statistique Canada. Le Conseil doit composer avec la grande diversité des organismes membres, notamment leurs différences en ce qui concerne les rapports hiérarchiques, le mandat, la taille, la complexité organisationnelle, les ressources disponibles, la disponibilité des services, les méthodes de prestation, le niveau de recouvrement des coûts et le degré d'automatisation. Par ailleurs, les systèmes informatiques, considérés comme des composantes clés des systèmes d'information sur la santé utilisés par les organismes membres, ne disposent pas de normes relatives à l’interopérabilité. Compte tenu de ces différences, toute initiative stratégique envisagée nécessitera des négociations méthodiques et le respect de l'autonomie des membres. Le Conseil de la statistique de l’état civil du Canada a cerné six grands objectifs à réaliser :

• Le Conseil existe pour appuyer un système canadien d’enregistrement des statistiques sur l'état civil. Le Conseil veillera à ce que le système soit bien intégré et qu'il soit axé sur des pratiques uniformes dans la mesure du possible.
• Le Conseil suivra l'évolution technologique et étudiera des façons de mettre en œuvre les progrès qui ont une incidence favorable sur le Système canadien de la statistique de l’état civil.
• Le Conseil de la statistique de l'état civil du Canada établira des normes nationales qui respectent l'autonomie de chacun des organismes membres et l'intégrité du système national. Ces normes assureront la comparabilité nationale ainsi que la qualité élevée.
• Le Conseil fera la promotion du Système canadien de la statistique de l’état civil en tant que composante clé d’un système intégré d’information sur la santé, en plus d'élaborer et de favoriser l'utilisation des produits de données et d’information qui en découleront.
• Le Conseil établira un rôle clair en ce qui concerne l'élaboration et la promotion des produits de données et d'information générés par le Système canadien de la statistique de l’état civil.
• Le Conseil renforcera ses relations avec les clients existants et établira de nouveaux partenariats afin d'accroître sa visibilité, son autorité et son efficacité.

Remerciements

Une grande partie de la documentation contenue dans le présent plan d’activités est extraite ou résumée d’un document de planification antérieur, qui avait été élaboré pour le Conseil par la société d'experts-conseils Nephin Consulting Partners. Nous remercions D re Anne Perkins de ses commentaires judicieux et des difficultés stratégiques qu'elle a relevées dans son rapport. Nous sommes également reconnaissants de la contribution des rapports tels que Les besoins d’information sur la santé au Canada (Institut canadien d’information sur la santé) et The National Association for Public Health Statistics and Information Services Strategic Business Plan 1996 - 2000. Nous tenons également à remercier le personnel de l'organisme de la statistique de l'état civil de la Colombie-Britannique de sa collaboration soutenue; Bill Kierans et Brian McKee ont mis à profit leurs compétences en rédaction et en révision, tandis que Bruce Stuart a collaboré à la mise en page de la version définitive. Enfin, le personnel de la Division de la statistique de la santé de Statistique Canada doit être remercié d’avoir fourni les services de traduction et imprimé le document final.

Historique

Le Conseil de la statistique de l’état civil du Canada (le Conseil) résulte d’un partenariat réussi entre les registraires provinciaux et territoriaux qui sont responsables de l’enregistrement de toutes les statistiques de l’état civil au Canada et les représentants de Statistique Canada qui sont responsables de la production et de l’analyse de statistiques nationales sur l’état civil. Le Conseil agit aussi bien à titre de coordonnateur national des questions et des préoccupations relatives aux statistiques de l’état civil que de forum d’échange d’idées et d’initiatives d’intérêt réciproque pour les participants. Les origines du Conseil de la statistique de l’état civil du Canada remontent à une série de conférences qui ont eu lieu en 1918 et en 1919 pour établir un système national pour la compilation et l’échange d’information sur l’état civil. Ce Système canadien de la statistique de l’état civil entraînerait l'établissement de méthodes normalisées de collecte, de compilation et de publication des statistiques de l’état civil. Le Conseil a été officiellement établi sous son nom actuel en vertu d'ententes fédérales-provinciales en 1945. Au cours des dernières années, les activités du Conseil ont été officialisées sur une base structurée et clairement délimitée. Des plans d’activités annuels sont produits chaque année depuis l’exercice 1994-1995. Parmi les autres réalisations du Conseil, mentionnons l'adoption d’un dictionnaire de données normalisé à l’échelle nationale, l’élaboration d’un manuel des formulaires pour comparer les documents utilisés dans chaque secteur de compétence membre, la préparation d’une trousse d'orientation pour définir les activités, les responsabilités et les réalisations du Conseil, la publication d’un bulletin trimestriel et le lancement d’un site Internet. Ce plan d’activités élargit la portée du développement stratégique et des progrès organisationnels du Conseil en élargissant la perspective de planification à une période de cinq ans.

Énoncé de mission

Le Conseil de la statistique de l’état civil du Canada a pour objet de diriger la création, la promotion, le soutien et la tenue à jour d'un système canadien de la statistique de l’état civil efficace et rentable, qui combine l’enregistrement et la certification des données sur l'état civil avec la compilation de statistiques sur la santé grâce aux activités ci-dessous.

• Élaborer le Système canadien de la statistique de l’état civil en tenant compte des systèmes provinciaux et territoriaux;
• Canaliser la créativité et le changement afin de maintenir un niveau élevé de qualité des données et d’établir des normes et des définitions cohérentes;
• Déterminer, élaborer et promouvoir des pratiques exemplaires dans le cadre du Système;
• Établir des partenariats au sein du système et avec des clients et d’autres intervenants;
• Coordonner les services et les produits offerts par les organismes membres;
• Élaborer des ressources de données à des fins statistiques;
• Assurer la liaison avec les membres d’organismes de collecte de données sur l’état civil d’autres pays; et
• Favoriser l’adoption de lois, de politiques et de procédures uniformisées pour l’enregistrement et la certification de statistiques sur l’état civil.

Mandat

Voici le mandat du Conseil de la statistique de l’état civil du Canada :

• Discuter avec les administrations concernées et leur faire des recommandations afin d’améliorer le Système canadien de la statistique de l’état civil en ce qui concerne les lois, l’administration, les opérations, les statistiques et l’utilisation et la prestation des services;
• Établir des rapports avec les organismes fédéraux, provinciaux et territoriaux qui se servent du Système canadien de la statistique de l’état civil;
• Prêter une voix provinciale-territoriale coordonnée à Statistique Canada et aux administrations des provinces et des territoires;
• Planifier et organiser la réunion annuelle du Conseil de la statistique de l’état civil du Canada avec un programme qui aborde les questions d’actualité et les enjeux futurs;
• Encourager le partage et la rétention d’information et de recherche parmi les membres et les autres organismes partenaires;
• Former et entretenir des rapports avec les fournisseurs de services (p. ex. des médecins, des coroners, des entrepreneurs de pompes funèbres, des membres du clergé, des hôpitaux et des organismes d’exécution de la loi) pour favoriser la collaboration, l’innovation, le partage d’information et l’uniformité des normes dans l’ensemble du Canada;
• Répondre aux pressions de la société canadienne en vue de rationaliser les méthodes de collecte et d’élargir la gamme de services; et
• Collaborer à la tenue à jour d’une base de données nationale pour en arriver à une synergie qui découle de la fusion des données provinciales-territoriales.

Description organisationnelle

Le Conseil de la statistique de l’état civil du Canada est le responsable du Système canadien de la statistique de l’état civil. Il est composé des gestionnaires de tous les registraires de l'état civil des administrations provinciales et territoriales et du directeur de la Division de la statistique de la santé de Statistique Canada. Les membres se rencontrent au moins une fois par année pour aborder et résoudre les problèmes qui touchent le système national. En outre, des téléconférences ont lieu une fois par trimestre, ou plus fréquemment s’il y a lieu. Le Comité des cadres supérieurs du CSECC assume les fonctions quotidiennes du Conseil et se réunit au moins une fois par mois par téléconférence. D’autres comités sont créés au besoin pour aborder les questions et les projets qui nécessitent les efforts concertés de plus d’une personne. En vertu d’une entente, Statistique Canada finance les activités, les ressources humaines, le soutien administratif et les projets spéciaux du Conseil. Les provinces et les territoires fournissent les ressources humaines et, dans certains cas, le financement, dans le cadre de projets spéciaux. Les membres du CSECC sont en général nommés à titre d’adjoints dans le cadre de leur mandat.

Analyse de l’environnement

Le contexte dans lequel fonctionne le Conseil comprend plusieurs facteurs qui influent sur sa direction et sa capacité d’atteindre ses objectifs. Parmi les facteurs environnementaux qui influeront sur le Conseil pendant le cycle économique en cours, mentionnons les pressions générales exercées sur les organismes gouvernementaux (pressions externes) et celles qui émanent du Conseil lui-même (pressions internes).

Facteurs externes

La plupart des secteurs de compétence du Canada doivent composer avec des problèmes tels que la déréglementation, la réduction des effectifs et la privatisation. Les administrations doivent s’efforcer de fournir des services prescrits par la loi contre recouvrement des coûts ou en fonction de la génération de recettes, tandis que leurs groupes de clients et d’intervenants exigent que les services leur soient offerts de façon plus rapide et plus commode. La responsabilité est transférée du gouvernement fédéral aux administrations provinciales et territoriales en raison de la réduction des paiements de transferts, et cette décharge de responsabilité doit être abordée dans le même environnement favorisant la saisie d’un plus grand nombre d'éléments de données des enregistrements de statistiques sur l'état civil à l'intention des autres organismes gouvernementaux. La reconnaissance multiculturelle et d'autres considérations spéciales relatives à la prestation de services, tels que ceux offerts aux groupes d'Autochtones, sont agencées au désir de fournir un accès plus vaste aux données et aux services de données pour tous les groupes de clients. La décentralisation des opérations aux niveaux régionaux augmente la nécessité de fournir de l’information statistique sur des problèmes locaux qui doivent être résolus. Les progrès technologiques doivent inclure les mécanismes de sécurité et de lutte contre la fraude, à mesure que le public devient de moins en moins tolérant à l'égard du crime tandis que les processus criminels deviennent de plus en plus sophistiqués.

Facteurs internes

Le mandat, les ressources, la complexité organisationnelle et le degré d’automatisation varient considérablement d’un membre à l’autre du Conseil, tout comme la vision du rôle et de l’objet du CSECC. Ces différences découlent des priorités divergentes à l’égard des politiques des hautes instances du gouvernement qui influent sur la direction de chaque organisme membre. Les différences à l’égard des rapports hiérarchiques au sein des ministères administrateurs influent sur l'orientation de la collecte des données dans chaque secteur de compétence. Par ailleurs, le degré d'engagement et de soutien des hautes instances du gouvernement à l'égard des utilisations à grande échelle des statistiques sur l'état civil (p. ex. pour la recherche et la planification) au profit de la société canadienne influe sur les priorités du Conseil.

Défis organisationnels

Variations du système

Depuis de nombreuses années, le Conseil dirige un programme cohésif et progressif comprenant un système national. Toutefois, on observe encore de nombreuses différences au sein des organismes au sujet des rapports hiérarchiques, du mandat, de la taille, de la complexité organisationnelle, des ressources disponibles, de la disponibilité et des méthodes de livraison des services, du niveau de recouvrement des coûts et du degré d’automatisation. Compte tenu de cette diversité, toutes les initiatives stratégiques envisagées nécessiteront des négociations méthodiques et le respect de l’autonomie des membres.

Changement technologique

La technologie informatique est reconnue comme la principale composante dont dépendront les autres aspects des systèmes nationaux de santé et d'information sur la santé. Plusieurs secteurs clés sont préoccupants, notamment l'absence de normes d’interopérabilité des systèmes en ce qui concerne le matériel et les logiciels, l’accès aux données, la cohérence et la convivialité au niveau de la communauté et des fournisseurs. Par ailleurs, les nouvelles technologies n'ont pas été mises en œuvre équitablement dans toutes les composantes du système national. Les mises à niveau technologiques sont coûteuses, et certains secteurs de compétence n'ont pas la taille ni les ressources nécessaires pour les entreprendre. Par conséquent, les questions technologiques sont associées à une exigence de renforcement des capacités de base.

Sphère opérationnelle

Le Conseil sert d’interface entre Statistique Canada, les registraires provinciaux-territoriaux de l’état civil et la communauté internationale de la statistique de l'état civil. La position du Conseil lui permet de promouvoir et de coordonner le Système canadien de la statistique de l’état civil en tant que système national, mais elle lui demande aussi d’appuyer ses membres et de leur fournir des conseils lorsqu'ils répondent aux demandes de leurs environnements respectifs.

Infrastructure organisationnelle

Le fait que le Système canadien de la statistique de l’état civil a fonctionné pendant la majeure partie du siècle en cours est un gage de sa nécessité, de son importance et de son utilité. Le caractère informel de l'infrastructure du Conseil (c.-à-d. son cadre de soutien, sa responsabilisation, son budget, etc.) peut être considéré comme un avantage lorsqu'une adaptation rapide s'impose. Toutefois, les inconvénients associés à une telle existence virtuelle pourraient devenir plus apparents au cours des prochaines années, lorsqu’il faudra composer avec les changements constants en ce qui concerne les priorités pertinentes du gouvernement, la réduction des effectifs, la modification des rapports hiérarchiques et la réforme de la santé.

Transformation des soins de santé

La modification du système de santé et bien connue et exhaustive, mais certains aspects influeront sur les activités du Conseil. On se concentre de plus en plus sur les processus décisionnels axés sur les connaissances ou les preuves, les résultats et les personnes, ainsi que sur les soins à domicile, la prévention et la conscientisation. Ces caractéristiques clés du changement seront accompagnées d'un besoin accru de données, d’analyse et d'information à la fois exhaustives et interreliées.

Information publique et privée

Le Système canadien de la statistique de l’état civil jouit d'une réputation enviable en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. Au cours des prochaines années, on observera une hausse considérable des demandes pour obtenir de l'information plus précise découlant de la réforme des lois sur l'accès à l'information et de la prolifération des technologies de l'information. Les demandes de données locales, l'expansion de la clientèle et la demande de produits de données marchands amèneront les organismes membres du Conseil à trouver un équilibre judicieux entre la nécessité de protéger les renseignements personnels et de fournir des renseignements aux clients dans l'intérêt du public.

Facteurs essentiels à la réussite

Le Conseil reconnaît que l'environnement dans lequel un plan d'activités stratégique est rédigé évolue constamment. La réussite d'un plan ne dépend pas de la prédiction de la nature exacte du changement, mais elle repose plutôt sur sa capacité de prévoir la direction du changement, ce qui aide les membres à régler les problèmes à mesure qu'ils surgissent. Cependant, la réussite ne peut être assurée sans un certain degré de stabilité dans la structure globale du gouvernement. Les éléments suivants sont essentiels à la réussite de ce plan.

• Le Système canadien de la statistique de l’état civil demeurera une responsabilité partagée entre les organismes de la statistique de l'état civil fédéraux et provinciaux/territoriaux, et il sera considéré comme essentiel au maintien de la santé, de l'éducation et des intérêts sociaux et économiques des Canadiens.
• Le Conseil appuiera le Système canadien de la statistique de l’état civil, pour favoriser la collaboration entre ses membres constituants et pour répondre à leurs besoins partagés dans un environnement en constante évolution.
• Le Conseil, pour respecter son mandat, aura accès à des ressources d'une qualité et d'une quantité adéquates et sera habilité à allouer ces ressources comme bon lui semblera.