Structure et administration

• Responsabilité
• Structure des comités
• Communications
• Responsabilités financières
• Règles et règlements

Responsabilité

Relations avec les administrations

Aucun compte rendu obligatoire n'est prescrit pour le Conseil dans l'entente fédérale-provinciale actuelle concernant les statistiques de l'état civil. Il n'y a pas non plus d'engagement de financement à l'égard du fonctionnement du Conseil autre que les fonds fédéraux en vue de la tenue de la réunion annuelle.

Les ententes fédérales-provinciales révisées récemment sur les statistiques de l'état civil (non encore signées par toutes les provinces et tous les territoires) renferment une clause stipulant que le Conseil doit rendre compte :

au Conseil consultatif fédéral-provincial-territorial de la politique statistique, selon les besoins; et

à la conférence fédérale-provinciale- territoriale des sous-ministres de la santé ou d'autres sous-ministres provinciaux responsables des statistiques de l'état civil, selon les besoins.

Responsabilité envers les administrations fédérale-provinciales-territoriales

Responsabilité envers les administrations fédérale-provinciales-territoriales

Les membres du Conseil rendent des comptes à leurs ministres respectifs (généralement les ministres de la santé, mais, dans d'autres compétences législatives, il peut s'agir d'autres ministres, p. ex., les membres du Conseil provenant de l'Ontario relèvent du ministre de la Consommation et du Commerce).

Les membres du Conseil provenant de Statistique Canada relèvent, en fin de compte, du statisticien en chef, qui lui relève du ministre responsable, soit le ministre d'Industrie Canada .

Structure des comités

Comité exécutif

• Le Comité exécutif officiel a été créé par une résolution du Conseil lors de la réunion annuelle de 1992 à Regina.
• Le mandat du Comité exécutif est le suivant :
• tenir des conférences régulières afin de discuter et d'assurer le suivi des décisions découlant de la conférence annuelle;
• planifier et organiser la réunion annuelle;
• obtenir la participation des membres lorsqu'il est nécessaire de prendre des décisions entre les réunions du Conseil;
• former des sous-comités au nom du Conseil en fonction des sujets présentés au Comité exécutif.

Sous-comités

Le nombre et la nature des sous-comités du Conseil varient avec le temps, selon les questions et les tâches dont le Conseil est saisi. Les sous-comités sont créés généralement au moyen de deux processus :

• par une résolution du Conseil, habituellement à la réunion annuelle, en vue de créer un sous-comité visant à traiter une question ou un projet particulier;
• ou par une décision du Comité exécutif.

Les représentants peuvent être nommés ou se porter volontaires pour participer à un sous-comité. Les membres des sous-comités agissent à titre bénévole (sans rémunération) avec l'acceptation majoritaire des membres du Conseil par voie de résolution.

Généralement, les membres des sous-comités remplissent un mandat de deux ans ou un mandat équivalant à la durée d'un projet. Les sous-comités ont une durée de vie variée, allant de quelques mois à cinq ans.

Communications

Réunion annuelle

Le Conseil se réunit chaque année dans le cadre d'une rencontre de trois jours dans différents lieux, la réunion devant toutefois avoir lieu tous les deux ans à Ottawa. La réunion annuelle représente la principale tribune du Conseil pour débattre des questions, échanger des renseignements et prendre des décisions.

Comité exécutif

• Le protocole de communication du Comité exécutif comprend :
• des réunions mensuelles du Comité exécutif par téléconférences;
• des réunions trimestrielles de l'ensemble du Conseil par téléconférences;
• des procès-verbaux des téléconférences mensuelles du Comité exécutif et trimestrielles du Conseil rédigés par le secrétariat et distribués à tous les membres du Conseil une ou deux semaines avant les téléconférences.

Autres ressources

Le Conseil possède ou prévoit élaborer une gamme variée de documents visant à communiquer la nature du Conseil et ce qu'il effectue pour les membres, les hauts fonctionnaires et les autres intervenants que les statistiques de l'état civil intéressent :

• le plan d’activités annuel
• le plan d’activités stratégique, du 1 er juillet 1999 au 30 juin 2004
• les procès-verbaux de toutes les réunions annuelles remontant à 1945 sont conservés par Statistique Canada;
• une trousse d'orientation du Conseil destinée aux membres, aux représentants du gouvernement, etc.;
• des bulletins trimestriels appelés Nouvelles de l’état civil;
• des analyses comparatives des lois sur les statistiques de l'état civil au Canada (critères sélectionnés);
• des guides de tous les formulaires (copies et descriptions) utilisés dans les provinces et les territoires concernant les activités liées aux statistiques de l'état civil;
• dépôt central des renseignements et des rapports du Conseil, y compris les résultats d'études, les cadres de référence des projets et des sous-comités, etc.; le lieu doit être déterminé.

Responsabilités financières

Statistique Canada

• accueille les réunions du Conseil et assume les frais de déplacement interrégionaux et locaux pour les membres votants ainsi que les dépenses liées aux réunions pour au moins une réunion par année au Canada
• peut financer les dépenses pour des activités menées entre les réunions et convenues par le Conseil :
• déplacements, y compris les frais de déplacements locaux, les frais d'hébergement et de subsistance pour les membres participant aux réunions des sous-comités
• le secrétariat
• la représentation à la réunion annuelle de la National Association for Public Health Statistics and Information Systems (NAPHSIS)
• finance les projets d'analyse et de recherche conformément aux ententes convenues entre les parties

Provinces et territoires

• accordent du temps au personnel et assument les dépenses d'hébergement et de subsistance pour leurs propres membres pour une réunion par année
• accordent du temps au personnel pour les activités du Conseil
• financent les projets d'analyse et de recherche conformément aux ententes convenues entre les parties

Règles et règlements (approuvés par le Conseil, le 1 er juin 1945)

• Le présent organisme est appelé le Conseil de la statistique de l'état civil du Canada.
• Le Conseil se réunit au moins une fois durant l'année civile, et toutes les réunions sont convoquées par le président et, conformément à une demande majoritaire des membres du Conseil, le président convoque une réunion spéciale. Entre les réunions du Conseil, le secrétaire soumet aux membres, par écrit, toutes les questions devant être étudiées et approuvées. Ces questions font ensuite l'objet d'une décision par voie de motion majoritaire. Nota : la réunion annuelle se tient à Ottawa tous les deux ans.
• Le quorum est constitué de huit membres du Conseil.
• Chaque membre du Conseil, y compris les représentants, a le privilège de voter.
• Dans l'éventualité où un membre du Conseil provenant d'une province ou d'un territoire n'est pas en mesure d'assister à une réunion pour quelque raison que ce soit, il peut désigner un remplaçant en informant le président par écrit et ce remplaçant a plein droit de vote.
• Le secrétaire est nommé par Statistique Canada.